Vários números, uma central de atendimento
Reúna os números de vendas, atendimento e financeiro na mesma central. Cada número conectado é um canal, com sua identificação e suas configurações. Sua equipe organiza as conversas no mesmo ambiente, sem precisar alternar entre contas para acompanhar cada atendimento.
Cada conversa mantém o número de origem, o histórico e o responsável. O acesso segue as permissões e os departamentos configurados. A quantidade de canais e usuários deve ser definida na contratação.
API oficial da Meta ou WhatsApp Web
Escolha a modalidade de conexão adequada à sua operação. O DataOn CRM oferece integração com a API oficial do WhatsApp Business, da Meta, e conexão própria pelo WhatsApp Web via QR Code. São formas diferentes de conectar o número; a conexão Web não é a API oficial.
Na API oficial, o envio de mensagens segue as regras da Meta, incluindo os modelos aprovados quando exigidos e as cobranças aplicáveis. Na conexão Web, o atendimento depende da sessão vinculada ao número. Recursos disponíveis e condições de conexão variam conforme a modalidade: a demonstração ajuda a definir a configuração para cada canal.
| Modalidade | Como entra na operação |
|---|---|
| API oficial da Meta | Conexão à plataforma oficial do WhatsApp Business, sujeita às regras e cobranças da Meta. |
| WhatsApp Web | Conexão própria por QR Code, dependente da sessão vinculada e das condições do WhatsApp. |
Departamentos para cada tipo de atendimento
Organize comercial, suporte, financeiro, recepção ou os setores que fazem sentido para o seu negócio. Defina quem atende em cada departamento e qual equipe recebe os contatos de cada número. Uma pessoa pode participar de mais de um departamento.
Configure um menu de atendimento por número para o cliente escolher o setor, quando essa for a melhor entrada para a operação. Defina horários e a mensagem para contatos recebidos fora do expediente. Assim, cada empresa organiza a entrada das conversas conforme sua rotina.
Filas, rodízio e um responsável por conversa
Separe o que está aguardando, o que está em atendimento e o que está com a IA. Ao assumir uma conversa, o atendente fica responsável por ela; o sistema impede que duas pessoas assumam o mesmo atendimento ao mesmo tempo.
Nos departamentos com rodízio, as novas conversas são distribuídas entre atendentes disponíveis. A equipe pode pausar e retomar sua participação, e a empresa pode configurar a redistribuição de conversas sem resposta. Quando todos estão ausentes, a conversa aguarda na fila.
Transfira para outro departamento ou para uma pessoa e registre o motivo na própria conversa. O próximo atendente encontra o histórico para continuar o atendimento.
Agentes de IA para o atendimento da sua empresa
Configure o conhecimento e as orientações do agente conforme o seu negócio. Ligue agentes a números ou departamentos para responder às conversas atribuídas a eles e conduzir o atendimento de acordo com as regras definidas pela empresa.
A IA pode transferir para uma pessoa quando necessário ou por uma regra configurada. O atendente também pode assumir a conversa e desligar o agente naquele atendimento. Assim, equipe e IA participam da mesma operação, com funções definidas.
O agente ativo pode atender fora do expediente da equipe. Ações que dependem de outros sistemas, como consultar agenda ou registrar pedidos, precisam de uma integração compatível e de configuração específica. Apresente sua rotina na demonstração para avaliar o fluxo adequado ao seu segmento.
Histórico e notas internas para continuar de onde parou
Consulte os atendimentos anteriores do cliente durante a conversa. Use notas internas para registrar orientações e informações que só a equipe deve ver, sem enviá-las ao cliente.
Quando o atendimento muda de responsável, o histórico disponível ajuda a preservar o contexto. A recepção consegue entender o que já foi combinado, enquanto vendas e outros departamentos acompanham as informações às quais têm acesso.
Respostas prontas, arquivos e áudios
Use respostas prontas para informações recorrentes: horários de funcionamento, documentos necessários, orientações de uso ou etapas do atendimento. A equipe reduz a redigitação e mantém as informações consistentes, adaptando a conversa ao contexto do cliente.
Envie arquivos, grave áudios e responda citando uma mensagem para facilitar a comunicação. Os recursos disponíveis devem ser conferidos para a modalidade de WhatsApp conectada.
Do chat ao acompanhamento de vendas
Vincule a conversa a uma oportunidade ou crie uma nova no funil do CRM. Organize contatos com etiquetas e acompanhe a etapa de cada negociação, mantendo a relação entre o atendimento e o trabalho comercial.
As ações automáticas permitem configurar rotinas, como adicionar uma etiqueta, mover uma oportunidade de etapa ou ligar e desligar o agente conforme um evento. As automações seguem as regras da empresa e os limites do canal.
O chat pode ser usado por empresas de diferentes segmentos sem depender do DataOn Pet. Integrações com sistemas externos devem ser avaliadas conforme os recursos disponíveis e o fluxo desejado, sem presumir compatibilidade com qualquer ERP ou agenda.
Relatórios e satisfação para acompanhar a equipe
Acompanhe conversas novas, primeira resposta, conversas sem resposta, mensagens e participação dos agentes de IA nos relatórios de atendimento. Consulte os resultados por atendente e departamento, conforme as permissões de acesso.
Configure uma pesquisa de satisfação nos motivos de finalização escolhidos pela empresa. A nota do cliente fica associada ao atendimento, ao atendente e ao departamento, ajudando a identificar pontos de melhoria sem depender apenas de impressões sobre o dia a dia.
Acesso por perfil, no computador e no celular
Administradores, gerentes e atendentes têm níveis diferentes de acesso. As permissões e a participação nos departamentos definem quais conversas e resultados cada pessoa pode acompanhar.
Use o CRM pelo navegador no computador ou no celular. Com as permissões necessárias, os avisos de conversa ajudam a equipe a perceber novos atendimentos e mensagens. Isso permite acompanhar a operação em diferentes telas, mantendo a organização por responsável e departamento.
Exemplo: do primeiro contato à equipe certa
Um cliente escreve para o número comercial de uma empresa de serviços e pergunta como contratar. O agente de IA responde com as informações configuradas para o negócio e conduz a conversa inicial. Quando o cliente precisa negociar uma condição, o atendimento é transferido para a equipe comercial conforme a regra definida.
O atendente consulta o histórico, registra uma nota interna e vincula a conversa a uma oportunidade no funil. Se surgir uma questão de cobrança, pode transferir para o financeiro. Este é um exemplo ilustrativo de uma operação configurada, não um depoimento nem um resultado medido de cliente.
Perguntas para avaliar a implantação
Posso conectar vários números de WhatsApp no mesmo chat?
Sim. O DataOn CRM centraliza vários números em uma interface de atendimento. Cada número é um canal com configurações próprias. A quantidade de canais e usuários deve ser definida na contratação.
Posso usar API oficial e conexão Web na mesma central?
Sim. A central permite organizar canais conectados pela API oficial da Meta e canais pela conexão Web própria via QR Code. A modalidade de cada número, os recursos e as condições de conexão são avaliados na implantação.
Todos os atendentes veem todas as conversas?
Não necessariamente. O acesso depende do perfil, dos departamentos e das permissões configuradas para cada pessoa.
Posso criar departamentos e transferir os atendimentos?
Sim. Você pode organizar a equipe por departamentos e transferir a conversa para uma pessoa ou para a fila de outro departamento, mantendo o histórico disponível para quem tem permissão.
O CRM distribui conversas entre atendentes?
Sim. Nos departamentos com rodízio ativado, as conversas são distribuídas entre atendentes disponíveis. Se todos estiverem ausentes ou pausados, a conversa permanece na fila.
A equipe pode assumir uma conversa que está com a IA?
Sim. O atendente pode assumir e desligar o agente naquela conversa. A própria IA também pode transferir para a equipe por necessidade ou conforme as regras configuradas.
O que os agentes de IA podem fazer no chat?
Eles atendem conforme o conhecimento e as regras configurados, respondem às conversas atribuídas e transferem para a equipe quando necessário. Ações em outros sistemas, como agendamento ou registro de pedidos, dependem de integração compatível e configuração específica.
O cliente recebe as notas internas?
Não. As notas internas são registros para a equipe dentro do CRM e não são enviadas como mensagem ao cliente.
O chat atende empresas de qualquer segmento?
A central de conversas pode ser utilizada por empresas de diferentes segmentos para organizar números, equipes, departamentos e atendimento. O conhecimento da IA e os fluxos são configurados para cada negócio. Necessidades específicas de integração devem ser avaliadas na implantação.
Preciso usar o DataOn Pet para contratar o chat?
Não. O DataOn CRM funciona de forma independente. Os recursos específicos de agenda, pedidos e frete do DataOn Pet pertencem à integração opcional voltada ao segmento pet.
Como escolher entre API oficial e WhatsApp Web?
Apresente seus números e sua rotina à equipe DataOn. A avaliação deve considerar os recursos necessários, as condições de conexão e, na API oficial, as regras e cobranças da Meta. Nenhuma modalidade implica garantia de ausência de interrupções ou restrições do WhatsApp.